La gestión de las facturas, tanto para grandes empresas como para pymes o autónomos, es un proceso muy importante y que suele requerir de mucho tiempo por parte del personal de administración, lo que se traduce en un elevado gasto de recursos a lo largo del año. En el portal Circulante, nos podemos encontrar varias claves para una gestión más eficiente de las facturas, y hoy queremos hablaros de las herramientas workflow pensadas para este fin.
¿Qué es una herramienta workflow?
Las herramientas workflow se pueden definir como aplicaciones que se encargan de automatizar una serie de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución de determinados procesos y que permiten el seguimiento del estado de cada una de sus etapas, así como los responsables en cada una de ellas.
Dentro del proceso de la gestión de las facturas, estas herramientas ayudan a mejorar la productividad además de mejorar la visibilidad de las mismas al saber en cada momento donde está cada factura y quien es el responsable de la misma.
¿Qué tareas mejora el uso de herramientas workflow para la gestión de las facturas?
Dentro de todo el proceso de gestión de las facturas, nos podemos encontrar con una serie de acciones que se ven muy beneficiadas por el uso de estas herramientas. Veamos cuales son las más importantes:
Recepción de facturas
En este sentido, es importante prestar atención al formato y tratamiento de las facturas. Utilizar las facturas electrónicas en el ciclo de proveedores, nos ayudará a eliminar costes innecesarios a la vez que se reduce los errores que pueden aparecer debido a la gestión de las facturas de papel.
Cuadre de las facturas
Una de las tareas que más recursos consumen es el cuadre de las facturas. Automatizar este proceso nos ayudará a conseguir una importante reducción del ciclo de facturación.
Aprobación de las facturas
Las herramientas workflow permiten la definición de reglas de negocio que automatizarán el proceso de aprobación de las facturas que puedan llegar. En este sentido se puede tener en cuenta el importe, la naturaleza del gasto, el proveedor…
Contabilización
El objetivo final de utilizar este tipo de herramientas es la de poder contabilizar las facturas de forma desatendida en la que no intervenga ningún humano. Si la herramienta está bien definida, conseguiremos reducir considerablemente los errores, mejorando todo el proceso de gestión.
Si queréis mejorar la gestión de las facturas de vuestro negocio, las herramientas workflow pueden ser la mejor solución gracias a sus grandes ventajas y automatización de todo el proceso.
