La implantación obligatoria de la facturación electrónica en España ha generado dudas e incertidumbre en muchas pequeñas empresas, especialmente aquellas que solo venden a consumidores finales. A pesar de que la normativa afecta principalmente a las transacciones entre empresas y profesionales (B2B), las pymes deben estar preparadas para adaptarse en caso de que necesiten emitir una factura electrónica de manera ocasional.
¿Quién está obligado a emitir facturas electrónicas?
La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) establece la obligación de utilizar la facturación electrónica en todas las operaciones comerciales entre empresas y autónomos. Sin embargo, las ventas a consumidores finales (B2C) quedan exentas de esta exigencia.
No obstante, cualquier empresa que tenga al menos un cliente profesional o empresarial deberá disponer de un software compatible con la facturación electrónica. Esto significa que una pequeña empresa que habitualmente solo vende a particulares, pero que en alguna ocasión factura a un autónomo o a otra empresa, deberá estar preparada para emitir facturas electrónicas cuando sea necesario.
Plazos para la entrada en vigor
La obligatoriedad de la facturación electrónica entrará en vigor de manera escalonada:
- Empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros: deberán implementar la facturación electrónica un año después de la aprobación del reglamento.
- Resto de empresas y autónomos: tendrán dos años de plazo desde la aprobación del reglamento para adaptarse a la nueva normativa.
Aún se espera que el Gobierno publique el reglamento definitivo con los detalles sobre el uso y los requisitos técnicos que deberán cumplir las empresas.
Desafíos para las pequeñas empresas
Para las pymes que solo venden a consumidores finales, la facturación electrónica supone pocos cambios inmediatos, pero sigue presentando ciertos retos administrativos y tecnológicos en caso de que deban implementarla en el futuro.
1. Adaptación de sistemas de facturación
Las empresas deberán asegurarse de que su software de facturación puede generar y gestionar facturas electrónicas en formato estructurado (como Facturae). Esto podría implicar la adquisición de un nuevo programa o la actualización del software actual.
2. Conservación de facturas
Las facturas electrónicas deben almacenarse de forma segura durante el tiempo legalmente establecido. En España, las empresas deben conservarlas:
- Mínimo 4 años según la Agencia Tributaria.
- 6 años según el Código de Comercio.
- Hasta 10 años en caso de bases imponibles negativas.
3. Integración con plataformas de la Agencia Tributaria
El software de facturación debe permitir la conexión con sistemas de la Agencia Tributaria y otras plataformas de intercambio electrónico de datos (EDI), en caso de que la empresa empiece a facturar a clientes profesionales.
4. Formación del personal
El uso de facturación electrónica requiere un mínimo de formación para empleados encargados de la contabilidad y administración, asegurando que puedan generar y gestionar facturas sin errores.
Ventajas y desventajas de la facturación electrónica para pymes
A pesar de no ser obligatoria para ventas B2C, la adopción voluntaria de la facturación electrónica puede ofrecer beneficios importantes para las pequeñas empresas.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Reducción de costes y errores administrativos. Automatiza la facturación y disminuye el uso de papel. | Costes de implementación. Se requiere un software compatible y posible formación del personal. |
| Mayor eficiencia y control financiero. Facilita la gestión contable y mejora el acceso a las facturas. | Dificultad inicial de adaptación. La transición puede ser compleja para empresas sin experiencia digital. |
| Mayor seguridad. Reduce el riesgo de falsificación y garantiza la autenticidad de los documentos. | Integración con clientes y proveedores. No todos los sistemas contables están preparados para recibir facturas electrónicas. |
| Cumplimiento normativo futuro. Si la ley se amplía a clientes finales, la empresa ya estará adaptada. | Dependencia tecnológica. Puede generar problemas si el software no funciona correctamente. |
Conclusión: ¿Deben las pymes que venden a consumidores preocuparse por la facturación electrónica?
Si bien la facturación electrónica no es obligatoria para ventas a particulares, es recomendable que las pequeñas empresas comiencen a evaluar su implementación, especialmente si ocasionalmente facturan a clientes profesionales.
Las pymes que opten por anticiparse a la normativa podrán beneficiarse de procesos administrativos más ágiles, mayor seguridad documental y una mejor integración con clientes y proveedores. En un entorno cada vez más digital, contar con un sistema de facturación adaptado permitirá a las empresas responder con rapidez a los cambios regulatorios y mejorar su eficiencia operativa.
