En un mundo donde la protección de datos personales cobra cada vez mayor relevancia, la práctica de pedir copias del DNI por parte de las empresas se ha convertido en un motivo de sanción. Esta acción, común en muchas entidades para diversas gestiones, se encuentra bajo el escrutinio de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que ha emitido claros lineamientos al respecto.
¿Es legal solicitar copias del DNI en las empresas?
La respuesta es negativa, salvo en contadas excepciones. El Documento Nacional de Identidad (DNI) contiene información personal sensible que, en la mayoría de los casos, no es relevante para las empresas. Por ejemplo, los nombres de los padres de una persona no tienen utilidad en la mayoría de los contextos corporativos. Según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), recolectar este tipo de datos innecesarios es una violación de las normativas de privacidad. Lo adecuado, si es imprescindible verificar la identidad, es solicitar el DNI para su cotejo visual, pero no fotocopiarlo.
¿Cuándo es necesario fotocopiar el DNI?
Existen situaciones específicas en las que es necesario solicitar el DNI para verificar la identidad, garantizando así la seguridad de una transacción. Los casos más habituales son:
- Contratación de nuevos empleados: Es crucial verificar la identidad para confirmar la legalidad de la contratación, conforme a las normas laborales.
- Apertura de cuentas bancarias: Las entidades financieras requieren esta comprobación para prevenir fraudes y suplantaciones de identidad.
- Contratos comerciales formales: Es esencial identificar a las partes involucradas para la validez del acuerdo.
- Obligaciones fiscales y legales: Dependiendo del negocio, puede ser obligatorio conservar los datos identificativos de clientes o proveedores.
Contra el uso indiscriminado de copias del DNI
Ante la práctica descontrolada de solicitar copias del DNI, la AEPD intervino con el informe 48/2023. Este documento analiza el problema y advierte sobre los riesgos de suplantación de identidad que conlleva el conocimiento de datos sensibles. Además, se señala la falta de cumplimiento con las normas de borrado seguro de datos y los plazos máximos de almacenamiento.
La AEPD subraya que, aunque el DNI es útil para la identificación, no todos los datos que contiene son necesarios para las empresas. Por ejemplo, ha instruido al sector hotelero para que deje de pedir copias del DNI a los clientes, limitándose únicamente a los datos requeridos por la policía.
Publicación de actos administrativos y protección de datos
Otra recomendación de la AEPD es evitar que el número completo del DNI aparezca en publicaciones de actos administrativos o de cualquier otra índole. Aunque es habitual que los partidos políticos reciban copias con información sensible para sus interventores en eventos electorales, la AEPD aún no ha emitido un veredicto definitivo sobre este tema.
Conclusión: Evitar sanciones
Dada la posibilidad de sanciones, es recomendable que las empresas cuenten con el apoyo legal de una asesoría de protección de datos antes de pedir copias del DNI a trabajadores o clientes. Cumplir con las normativas es esencial para evitar multas y asegurar la protección de los datos personales.
Referencias legales
- Real Decreto 522/2006, de 28 de abril, por el que se suprime la aportación de fotocopias de documentos de identidad en los procedimientos administrativos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos vinculados o dependientes.
- Servicio de Verificación y Consulta de Datos: Plataforma de Intermediación, que permite verificar o consultar los datos de un ciudadano que ha iniciado un trámite con la entidad, eliminando la necesidad de aportar documentos acreditativos de identidad o residencia, entre otros.
Esta normativa y servicios ayudan a simplificar los trámites administrativos y garantizan la seguridad de los datos personales, protegiendo tanto a los ciudadanos como a las empresas.
