Todos hemos estado en reuniones mal organizadas y que no llevaban a ningún puerto, con multitud de interrupciones, gente que no aportaba nada y solo consultaba su smartphone, mala planificación… Para una empresa, las reuniones internas son vitales puesto que de ellas dependen multitud de decisiones importantes y pasos a seguir en un futuro, por lo que no es recomendable que se conviertan en un pozo inagotable de horas improductivas. El objetivo de las reuniones internas es compartir información con un grupo y tomar una decisión en conjunto sobre qué directrices tomar de cara a lo que viene. Ya se trate de una reunión de inicio, seguimiento de un proyecto o de solución de posibles problemas, es muy importante que todos los que asistan a la reunión planteen su punto de vista. La colaboración y el entendimiento entre los participantes es clave para la productividad de la reunión.
En los tiempos que corren ya no es necesario estar presencialmente en la reunión, existen multitud de herramientas que nos facilitan esta tarea. Software como por ejemplo Skype, hacen que las barreras geográficas en las reuniones se anulen por completo, pudiendo llevar a cabo un encuentro de las misma manera que uno presencial. Es cierto que, si contamos con un colaborador que este presente vía videoconferencia o llamada telefónica, el formato de la reunión debería variar para que no se desvíe la atención del grupo.
Si tu deseo es optimizar las reuniones internas de la empresa, deberías tener en cuenta estos puntos:
- Es importante que, la persona que organice la reunión envíe un acta a todos los asistentes indicando: día y hora de la reunión, formato, lugar, asistentes, sobre qué temas se va a hablar y demás menesteres.
- No debe haber distracciones. Restringe las llamadas entrantes para evitar desviar el foco de atención de la reunión salvo que sean SUPERURGENTES.
- El guión de la reunión debe ser el acta que se ha enviado a todos los asistentes y es clave no salirse de dicho guión. El organizador debe convertirse en el moderador del encuentro y administrar bien los temas para que no se salgan de lo establecido.
- Si existe algún desacuerdo entre los asistentes de la reunión, el moderador debe tomar cartas en el asunto de modo que los asistentes sean valorados, escuchados y comprendidos. Recalcar que, el moderador, no debe dejar que dicha discusión cope todo el tiempo de la reunión.
- Al final de la reunión hay que tener claro los pasos a seguir en un futuro, pasos que deben ser aceptados por todos los asistentes así como un timing para cumplir dichos pasos.
Siguiendo estos pasos te asegurarás que tus próximas reuniones internas sean productivas y eficaces.
