Reunirse los que forman una empresa no implica que de la misma vaya a salir algo sólido y que todos estén de acuerdo para aplicar. Lo cierto es que no siempre las reuniones que se hacen logran cumplir con las expectativas que se tienen en ellas, muchas veces porque no tenemos en cuenta una serie de procesos que hay que realizar, antes, durante e incluso después de las reuniones.
Para que una reunión sea eficaz necesita definir unos objetivos diferenciando entre los prioritarios, es decir, los más importantes que hay que abordar, y los secundarios. A veces, cuando hay demasiados objetivos, es mejor dividirlos en varias reuniones que intentar abordarlos todos juntos.
También hay que elegir los participantes que van a estar porque quizás no nos interesa que estén todos o la reunión no afecta a toda la empresa sino sólo a un sector. De este modo no aburrimos a otras personas que no tienen «voz ni voto en ese asunto» aunque si pueden opinar hasta cierto punto.
Conviene realizar antes de la reunión la llamada «orden del día«, un documento que nos viene a decir lo que vamos a tratar en el orden que vamos a hacerlo.
Por último, hay que organizar todo el material que se necesite para que después no tenga que haber pausas en la reunión para ir por material o por otras cosas.
