Celebrar una reunión no es algo fácil de hacer. A decir verdad el hecho de que coincidan un grupo de personas en un mismo lugar y se hable de un tema no implica que sea una reunión eficaz porque en realidad le faltaría mucho para serlo.
Para celebrar una reunión con eficacia se requiere:
Definir con claridad los objetivos diferenciando prioritarios o a lograr y secundarios o complementarios que son los que facilitan la consecución de los anteriores. Hay que saber por qué se reúnen las personas y que buscan con esas reuniones, por tanto se irá de lo más importante a lo menos.
Si los principales son numerosos es mejor que se celebren varias reuniones para abordar cada uno de ellos en su totalidad.
Elección de los participantes. Se hace en función de los objetivos, la asignación de responsabilidad para cubrir esos objetivos y, siempre que sea posible, la compatibilidad entre participantes para garantizar un clima de armonía. No se requiere que sea un gran grupo pero tampoco uno pequeño, irá acorde de los objetivos y personas implicados en ellos.
Planificar el desarrollo de la reunión. También llamado orden del día. Hay que velar también por el hecho de que todos los participantes puedan tener voz en la reunión y expliquen su punto de vista, así como una sección final de preguntas y sugerencias para tomar en cuenta a los demás.
Organización del material (documentos, preparación de la sala, recordatorio de la convocatoria,…).
Dentro de ella se han de prepararse: aspectos anexos (material de papelería, agua, ceniceros, papelera); y asegurarse de que asistirán todos los participantes.
Esto es muy importante, más si es necesario algún tipo de informe y no estuviera listo porque ralentiza la reunión.
