Cuando se piensa en una reunión lo más seguro es que, a tu mente, llegue la imagen de un grupo de personas reunidas discutiendo un asunto, con papeles delante, revisándolos, dando opiniones, tomando decisiones, etc. Sin embargo, aunque esa es la reunión propiamente dicha, a decir verdad la reunión no comienza solo en esa fase sino que hay dos fases más, importantes, para que tengan éxito.
Las reuniones se componen de tres fases para realizarse. La primera de ellas se da antes de que vaya a celebrarse la misma y en ella se trata de prepararlo todo (sacar las copias de los informes, saber cuál es la sala donde van a poder reunirse, preparar la sala (calefacción, aire acondicionado, ventilización, iluminación, comodidad, etc.) así como la convocatoria, es decir, avisar con tiempo más que suficiente a las personas que formarán parte de la reunión.
Después de eso es cuando se produce la reunión en sí donde se daría todo aquello que has imaginado e incluso más hasta finalizar en sí la reunión para, finalmente, y en una última fase, llevar a cabo las decisiones que se han acordado, es decir, que se han de poner en marcha los planes y proyectos que en la reunión se hayan aceptado de modo que se hace un seguimiento. Si realmente se ponen en marcha y tienen éxito, la reunión habrá sido un éxito; aún si no tuvieran éxito también habría sido un éxito porque se han intentado llevar a cabo, aunque no con buenos resultados.
Así, las reuniones serían: antes de la reunión, durante la reunión y después de la reunión. Tres fases importantes, una más que otra, es cierto, pero donde si la primera, la segunda no se daría y sin la tercera nunca sabríamos si la segunda ha tenido éxito o no.
