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La gestión documental Seidoc permite ahorrar miles de euros a empresas y ser más sostenibles




La crisis sanitaria provocada por el coronavirus ha puesto en evidencia las carencias de cientos de empresas españolas en la digitalización del flujo del trabajo.

Durante la pandemia, numerosas compañías -especialmente auditorías, gestorías y bufetes de abogados- se han encontrado con una enorme cantidad de documentación fuera de lo que conocemos como ‘la nube’, una situación que ha dificultado enormemente el teletrabajo y obligado a los empleados a viajar constantemente a la oficina en pleno estado de alarma, perdiendo tiempo de su jornada laboral.

Según las estadísticas más recientes publicadas por Eurostat el pasado mes de abril, nuestro país está en el puesto 22 de los 28 estados miembros en cuanto a empresas con alto nivel de intensidad digital. Además, los trabajadores españoles pierden una media de tres horas laborales al día en tareas improductivas como buscar documentación en archivos físicos, según el 2º Estudio de Comportamiento Laboral de los Trabajadores Españoles elaborado por Workmeter.

Así, una empresa de más de 500 asalariados podría estar perdiendo hasta 85.000 euros anuales en una gestión documental improductiva de nóminas, contratos y bajas laborales.

Para ayudar a paliar este problema Venzia ha lanzado su programa Seidoc, un software como servicio (SaaS) para documentos administrativos -nóminas, contratos, facturas, bajas o ausencias- que nace como una solución de automatización de gestiones documentales y permite ahorrar horas de trabajo con la digitalización de documentos, firmas biométricas, volcados masivos y avisos automáticos a empleados. “Ahora mismo, por el distanciamiento entre personas, se pueden perder negocios por no poder firmar un contrato en condiciones de seguridad”, apunta Javier Martínez, CEO de Venzia.Además de suponer un importante ahorro en tiempo y recursos de papel, queda garantizada la mejora de la empresa en eficiencia digital”, apunta.

Un coladero de recursos

Las oficinas sin papeles son el futuro. Hoy en día, el medio ambiente es un tema que preocupa tanto a la sociedad como el consumidor y, por ende, al inversor. Cada vez son más rentables las compañías que apuestan por digitalizar su negocio para convertirlo en uno más respetuoso con el planeta. Para calcular el impacto de una gestión deficiente sobre tu empresa, Venzia ha desarrollado una calculadora de gastos en euros y en papel según el número de empleados.

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La Environmental Paper Network, organización internacional que estudia el impacto medioambiental del uso de papel, recalca que se necesitan 24 árboles para elaborar una sola tonelada de papel, que no producen más de 200.000 folios. Una nómina no suele tener una extensión mayor de un folio por lo que, si en España hay actualmente 13.448.000 asalariados en empresas privadas, eso supone en un año (12 nóminas) un total de 161 millones de folios. En otras palabras: 17.568 árboles, o casi toda la extensión arbórea del Parque del Retiro en Madrid. Si sumamos a esas dos copias de nóminas dos copias de contratos (5 hojas) y dos copias de baja (3 hojas) por cada asalariado en España la cifra asciende a 77.664 árboles talados anualmente, lo que representa cerca de 1.200 campos de futbol al año. 

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Y en cuanto a tiempo y dinero, las cifras también son preocupantes: solo la firma física de un contrato puede llegar a implicar un total de 3 horas laborales y una pérdida de 39 euros por candidato puesto que no solo implica imprimir el documento para su firma, sino que también necesita ser escaneado para enviarse por mail a RRHH, verificado, enviado de nuevo y, en última instancia, imprimirlo para el archivo físico.

Con Seidoc, todos estos pasos se acortan a dos: generar automática y digitalmente el contrato -o nómina, o baja- y enviarlo al candidato para que lo firme con el móvil. Y esta es solo una de sus ventajas: el programa no tiene límite de espacio, documentos, firmas digitales o invitados, cuenta con una bandeja de entrada donde arrastrar cualquier documento o carpeta, proporciona reglas de clasificación pre-configuradas y da la posibilidad de añadir nuevas reglas dependiendo de las necesidades de cada empresa. También permite editar online contenidos desde Office o Google Docs, compartir carpetas con usuarios invitados y cerrar documentos con firma digital ad-hoc.

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 La optimización de los procesos empresariales con programas como el diseñado por Venzia genera valor de manera continuada, permitiendo a personal y directivos enfocar el tiempo en la oficina en tareas de mayor índole, consiguiendo satisfacer las necesidades cada vez más exigentes de los clientes. Avanzar hacia una gestión documental digital es dar pasos de gigante a un buen crecimiento empresarial, optimizando tiempo y espacio para romper drásticamente con el pasado y seguir existiendo en el futuro.

Más de 118 millones de euros ahorrados con e-facturas

Otro importante agujero de dinero -y de árboles- después de los documentos clásicos de oficina es la facturación a papel. Hace dos años entró en vigor una nueva normativa por la que los subcontratistas debían utilizar factura electrónica o digital cuando exceda de los 5.000 euros. Fue un paso más en la digitalización empresarial, ya que las facturas en papel han quedado prácticamente obsoletas. De hecho, el proceso de emitir una factura manual no solo es arduo y lento, sino también excesivamente caro: mientras que una e-factura cuesta 0,12 € una en papel asciende a 3,53 €.

Según el Ministerio de Industria, las empresas que utilizaron la factura electrónica se ahorraron en 2018 más de 118 millones de euros. Si todas las empresas de nuestro país implantaran la factura electrónica el ahorro sería de más de 14.000 millones de euros en gestiones y ocho millones de horas de plantilla. Es aquí donde Seidoc aporta otra importante ventaja en la carrera empresarial hacia la documentación digital, permitiendo automatizar todas las facturas en poco tiempo y con bajo coste.

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Actualmente, los usuarios del programa de Beta cerrada obtienen un precio final con descuento aplicado de entre 60 y 80 euros al mes. Una vez concluida esta fase y siendo el programa abierto para todo aquel que quiera utilizarlo, el precio no superará los 120 euros. Las tarifas incluyen la generación de un site propio y un usuario administrador que puede invitar a otros, así como solicitar firmas digitales, gestionar notificaciones y dar accesos y permisos.


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